第一篇：人事档案管理规范

人事档案管理规范

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据相关法规，结合公司实际情况，制定本规范。

一、人事档案管理职责划分

管理中心负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作，外地分公司的员工人事档案管理由当地人事专员负责。

二、人事档案归档范围

员工录用登记表、身份证复印件、毕业证和学历证复印件、其他相关证书复印件、奖惩通报材料、职务任免情况、劳动合同等。

三、人事档案建立时间及结束时间

1.建立时间：新员工办理入职后三天内应建立其个人人事档案。

2.结束时间：员工离职后一个星期内将该员工人事档案整理好归入离职员工档案。

四、人事档案编号

1、人事档案编号采取部门编号（附件一）+员工流水号的方式，员工流水号为三位数，以0开头按顺序给出，如001。

2、部门编号与员工流水号用“—”连接，如 A—001

五、人事档案的保管

1.人事档案应存放在专门橱柜，由专人负责保管。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

2.人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

3.档案应分类编号后存放，编制《人事档案检索目录》（见附件二），以便查找。

六、人事档案查阅

1.公司各部门因工作需要查阅员工档案时，须填写《档案查阅申请单》（见附件三）后方可查阅。

2.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

七、人事档案材料的转递

对档案管理机构征集员工个人相关档案材料应积极配合，做好档案材料的转递工作。

1.对转递出去的档案材料应在档案记录表上注销。

2.填写《转递档案材料通知单》（附件四）。

3.按发文要求包装、密封。

档案材料在转递中必须遵循保密原则，不能交由本人自带。另外，收档单位在收到档案核对无误后，必须在回执上签字盖章，且及时退回。

第二篇：人事档案管理规范

冠超市广西事业部

广西事业部人事档案管理办法

为建立健全公司档案管理制度，对档案进行有效、妥善的保管以保证档案材料的有序性、完整性及机密性，以便公司对档案的有效使用，特明确本管理办法。

一、人事档案分类：

1、人事管理的相关发文：

人事管理的相关发文包括：管理制度、作业流程、作业表单、通知、公示、会议纪要等。

2、员工档案：

员工档案包括：员工入职档案（应聘登记表，身份证复印件一份、免冠一寸照片5张、学历证书复印件一张、最近一家工作单位离职证明书——收原件、健康证原件，防损、前台需由辖区派出所开具“政审表”；促销员须提供证明函，促销管理协议书原件）；员工考核评估；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录以及员工其他相关材料或文件。

3、企业纪事：

企业大事记：公益活动，新店设立，周年庆典，员工活动。

二、人事档案的建立：

人事档案须以文本及电子两种方式设立档案：

（一）、文本档案的建立和维护：

1、“人事管理相关发文”档案：

a、发文权限部门：人事行政部

以人事行政部发文，依照《人事（行政）审批权限》审批签署的文件方可视为有效文件，总部与门店间以传真或扫描的方式收发审批文件。其他各部门需发放的文件须提交人事行政部统一发文，各部门自行发放的文件视为无效文件。

b、发文格式：

页眉：左上角注册商标，右上角“冠超市广西事业部”；

行文第一行右侧：注明“发文门店” +“发文类别”+“文件号”；

发文类别：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会 议纪要等。

文件号：年月日+当天文件编号（01、02„„）。

文件归档：使用文件夹按同一发文类别依文件号排序归档，2、员工档案：

根据公司性质及管理实际需要，员工档案管理将分别以总部各部门、门店各部门为单位，建立档案管理体系。

员工档案归档原则：一人一档，促销员可以“同一个供应商”一档，将资料放置于统一标准的文件袋内，并于文件袋正面目录中标明档案编号、部门或分店名称和所存档案的目录，并注明归档经办人姓名，以编号顺序排列。

档案须区分在职和离职员工档案，人员离职后其在公司发生的档案编入各单位离职人员档案中，原则上不归还本人，在两年内不予以销毁。

（二）、电子档案的建立和维护：

1、“人事管理相关发文”档案：

建立人事管理电子文件夹，在此文件夹下分别建立：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会议纪要等子文件夹。以Word为主要行文

冠超市广西事业部

载体（表单以excel为主），电子文件命名方式：“发文日期+文件内容”；排列方式：以“名称”“自动排列”进行排列。

2、员工档案：

员工电子文件资料以实物文件档案为基准，以员工工号、及姓名区分存档，电子文件档案要全面准确体现员工实物文件档案初始及变动信息。电子文件档案可以员工档案材料的种类分类建档，如某某店员工绩效考核汇总表，某某部门薪资调整汇总表。

附：工号格式及代码信息：

门店代码+部门代码+课别代码+入职日期（年月日）+人员编号

a、门店代码：门店所在地地名的大写拼音的第一个字母加分店编号，如都安一店DA01,二店DA02„„；平果一店PG01„„

b、部门代码：总经办：00；人事：01；生鲜：02；食品：03；百货：05；资讯、商管：06；前台：08；财务：88； 防损：09；工程部：10；企划：11；南宁办：18；开发部：168。

c、课别代码：用大写英文字母

食品 粮油：A；休闲：B

百货 清洁：A；针织：B；日用文体：C

生鲜 蔬果：A；熟食：B；干杂：C；水产：D；肉类：E；采购:F

前台 收银：A；客服：B

资讯、商管资讯：A；商管：B；搬运：C

属于促销员的一律在工号的尾巴加上大写P（促销）以区分内部员工。

例：

☺、都安二店百货部针织课2025年09月18日入职的部门第一名员工，他的工号：DA0205B1009180

1☺、平果一店生鲜部熟食课2025年08月19日入职的部门第一名促销员,他的工号为: PG0102B10081901P

三、档案管理规定：

1、员工档案管理实行部的专人管理，并建立档案室存放，按照资料的性质 进行分类存档，定期进行汇编、整合，统计人力流动情况，根据需要报相关部门备案。任何员工不得擅自将档案材料带出档案室，不得私自查阅或复印档案材料，如有上述需求，应由总经理批准后主可向人事部办理查阅手续。如有违反以上规定的，将根据情节轻重给予通报、降级和开除处理。

每月5日前（遇节假日顺延），各门店人事部指定专人整理、汇总各门店、2、各部门实物文件档案形成电子文件档案（包含人员编制、人员流动、员工考核评估结果；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录等人事行政档案相关电子文件。）交总部人事专员，由总部人事专员每月10日前（遇节假日顺延）初汇编公司总部及各门店上月的电子文件档案报公司领导。

四、档案管理原则：

使用目录；树状管理；保持整洁，随手归位。

人事行政部

2025年10月18日

第三篇：人事档案管理

人事档案管理？

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

第四篇：人事档案管理

一、人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成，记述和放映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，一个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。

二、人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性的特点。

三、人事档案的作用

1、是考察、了解员工的重要手段。

2、是解决当事人个人问题的凭证。

3、是编写人物传记和专业史的宝贵史料。

四、人事档案的分类

1、履历材料

2、自传材料

3、鉴定、考核和考察材料

4、学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料

5、政治历史审查材料

6、入党入团材料

7、奖励材料8处分材料

9、录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料

10、其他可供组织参考的材料

五。、人事档案部门的原则

1、保管人事档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴定和整理人事档案材料；

3、办理人事档案的查阅、借用和转递；

4、登记人员职务、工作和工作变动情况；

5、为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况；

6、做好人事档案的安全、保密及保护工作；

7、调查人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；

8、推广、应用人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案馆（室）移交死亡人员的人事档案；

10、办理其他有关手续。

六、转递工作的要求

1、及时

2、准确

3、安全

七、转递人事档案的方式

1、零星转递

2、成批移交

八、查阅人事档案的总原则：宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用

九、查阅要求

1、利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员。

2、组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件；其他部门应持有本单位领导

签名的正式查档介绍信或《查阅人事档案审查表》。

3、查阅人员不得查阅本人及其亲属的档案。

4、未经领导批准，不得查阅同级人员档案，下级不得查阅上级人员档案。

5、本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。

6、只准查阅介绍信或审批表中提到的有关内容。

十、查阅程序和手续

1、查阅人事档案，必须持有介绍信或审批表，由主管负责人签字并加盖公章，报人事部门

批准后方可查阅。

2、人事档案部门接到介绍信或审批表后，应认真审核其查档理由、范围、手续等，提出处

理意见报领导批准。

3、提供利用时，将介绍信或审批表留下，办好借阅登记手续后方可阅档。

4、人事档案一般不外借，在特殊情况下经批准，可以短期外借，并严格办理借还手续。

第五篇：人事档案管理

人事档案管理暂行规定

第一条 为规范集团公司及所属各公司（以下简称公司）人事档案管理工作，使人事档案管理工作制度化，规范化，根据国家劳动人事管理有关政策，结合实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于公司在岗在册正式员工。

第三条 人力资源部负责集团公司员工、所属公司中层干部及以上职位员工的人事档案管理工作。

第四条 所属各公司办公室负责本公司普通员工的人事档案管理工作，人力资源部对各公司的人事档案管理工作行使指导、检查、监督的权力。

第五条 人事档案分类：

（一）入职档案包括：

1.个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书、上岗前体检表复印件等个人入职基本信息；

2.劳动合同、试用期协议书、试用期考核评价表、公司规章制度培训签字表、录用条件告知书、保密合同、应届毕业生协议书等。

（二）培训档案包括：

1、新员工入职培训安全考试试卷、人力资源部规章制度考试试卷、运行员工导师带徒弟培训协议书及考核评价表；

2、员工参加公司组织的培训签名表、培训考试成绩记录表、外出培训申请表、外出培训效果评估表、培训服务期协议；

3、员工参加继续教育取得学历材料（考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学历、学位证明材料）。

（三）岗位、职务档案包括：

1、员工岗位说明书、《人事调整通知单》复印件；

2、中层及以上人员职务说明书、职务变更记录、职务任命书复印件。

（四）绩效考核档案包括

1、考核记录表、考核成绩、公司评优选先文件复印件；

2、政府、行业系统对个人科技发明、英雄模范事迹、业绩突出方面的表彰材料及证书复印件。

（五）专业技术职务（职称）、职业（执业）资格证及各种证书档案包括：

1、专业技术职务申报、考级、审批表、聘任、晋升专业技术职务资格审批表、职称证书复印件；

2、国家职业（执业）资格证复印件；

3、公司统一组织考试的电工证、焊工证、锅炉操作证、压力容器证、锅炉水处理操作证等证书复印件。

（六）参加党派、社团组织档案包括：

1、入党志愿书、转正申请书、党员登记表；

2、加入民主党派、社团材料；

3、参加党团代表大会各种资格证、代表证复印件。

（七）处分档案包括：

1、因违反公司规章制度受到降职、降薪等处分材料；

2、司法部门判决书，上级主管部门及其他行政部门的处分材料。

（八）婚育住房方面档案包括：

1、单位出具的婚姻材料；

2、计生部门出具的生育材料；

3、福利住房职工单位出具的住房证明。

（九）社会劳动保障方面档案包括：

1、劳动工伤、伤残鉴定材料；

2、加盖社保局公章的首次参加养老保险登记表；

3、加盖医保办公章的医疗保险转移单；

4、单位出具的缴纳养老、医疗保险证明材料。

（十）其他方面档案包括：

1、员工辞职、辞退、自动离职、除名、解除劳动关系等材料；

2、员工退休相关资料。

第六条 人事档案的归档：各公司劳资员人事综合专员负责对各类人事档案进行鉴别，根据材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，并做好各类档案的目录。

第七条 人事档案的检查核对

（一）各公司办公室负责定期对人事档案的完整、安全进行检查核对，包括查看人事档案材料是否齐全，是否存放错误，有无霉烂、虫蛀等；

（二）遇有突发事件之后，如被盗、遗失、水灾火灾之后，应对人事档案进行检查核对。

第八条 人事档案的转移

（一）集团内部转移：员工在集团内部调动，当事人凭《人事调整通知单》办理档案转移手续，填写《员工内部档案转移通知单》；

（二）人事档案外部转移：员工因工作调动等原因引起的人事档案转移，当事人凭所在公司的《工作交接单》及调入单位开具的提档函办理档案转移手续，当事人填写《员工外部档案转移通知单》。

第九条 人事档案利用的方式

（一）查阅：相关权限的人员可以查阅员工人事档案，无关人员不得要求档案查阅，各公司要做好档案查阅的审批及登记工作。

（二）借出使用：相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用的，必须履行严格的审批手续并做好登记工作，到期及时归还。

（三）出具证明材料：一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要人事档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经审批，加盖公章后方能生效。

第十条 人事档案保密规定及保存期限

（一）各公司劳资人事综合专员负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

（二）公司内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案相关资料，自员工离职之日起3年后方可销毁。

第十一条 本规定由人力资源部负责解释。

第十二条 本规定自公布之日起施行。

附件：员工内部档案转移通知单、回执单；

人事档案使用审批单；

员工外部档案转移通知单。

人力资源部

2025年8月27日

员工内部档案转移通知单

兹有公司员工因原因，人事档案转移至公司。档案包括，请给予接收。

年月日公司盖章：

员工内部档案转移回执单

兹收到公司转来的人事档案，包括。

年月日公司盖章：

人事档案使用审批单

员工外部档案转移通知单

兹有因，提走的人事档案一份，人事档案包括。

年月日提档人签字：

提档人身份证号码：